A mesterséges intelligencián alapuló jegyzetek engedélyezése a Teamsben

Rövid válasz: A Teams AI Notes funkciója akkor működik a legjobban, ha az adminisztrátorok először engedélyezik a megfelelő Copilot és átírási szabályzatokat, majd a szervezők bekapcsolják a Facilitatort vagy használják az Recap funkciót a támogatott megbeszéléseken. Ha a licencelés, az átírás vagy a megbeszélés típusa nincs megfelelően beállítva, előfordulhat, hogy a jegyzetek nem jelennek meg, vagy hiányosak.

Főbb tanulságok:

Adminisztrátori felügyelet: Ellenőrizze a Teams értekezletszabályzatait, mielőtt várhatóan megjelennek a mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek.

Licencellenőrzés: Párosítsa a Moderátor, Összefoglaló és Másodpilóta funkciókat a megfelelő jogosultsággal.

Átírási követelmény: Engedélyezze és futtassa az átírást, amikor a megbeszélés utáni mesterséges intelligencia által készített jegyzetek fontosak.

Értekezlet előkészítése: Használjon ütemezett, támogatott, világos napirenddel rendelkező értekezleteket a jobb eredmények érdekében.

Emberi felülvizsgálat: A jegyzetek megosztása előtt ellenőrizze a neveket, döntéseket, határidőket és bizalmas adatokat.

1. Mit jelentenek a mesterséges intelligencia által jegyzetek a Teamsben 🤖

Mielőtt belemennénk a Teamsben a mesterséges intelligencia által vezérelt jegyzetek engedélyezésének ismertetésébe, három hasonló kinézetű funkciót kell megkülönböztetnünk:

• Mesterséges intelligencia által generált jegyzetek a megbeszélés során – általában a Teams-megbeszéléseken futó Facilitatoron keresztül.

• Mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek az Összefoglalóban – jegyzetek és nyomon követési feladatok megjelenítése egy megbeszélés vagy esemény után.

• Copilot értekezletjegyzetek – a Microsoft 365 Copilot segítségével létrehozott jegyzetek az értekezlet csevegéséből vagy összefoglalójából.

A Facilitator valós idejű mesterséges intelligencia alapú jegyzeteket készíthet, összefoglalhatja a kulcsfontosságú döntéseket, dokumentálhatja a nyitott kérdéseket, válaszolhat a kérdésekre a megbeszéléseken, és segíthet a feladatok kezelésében. A Microsoft szerint a Microsoft 365 Copilot licenc szükséges , bár a belső megbeszélések résztvevői láthatják az élő frissítéseket, amint fut.

Ez a különbségtétel azért fontos, mert az egyik ember azt mondhatja, hogy „AI-jegyzetek”, és a kifinomult élő jegyzetek panelre gondol, míg egy másik a megbeszélés utáni AI-jegyzetek fülre. Ugyanaz a konyha, más fiókok.

2. Gyors ellenőrzőlista a mesterséges intelligencia általi jegyzetek engedélyezése előtt a Teamsben ✅

És itt jön a száraz, de fontos rész. A mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek nem jelennek meg varázsütésre csak azért, mert valaki a „Csatlakozás” gombra kattint. Általában szükséged van a megfelelő licencre, a megfelelő adminisztrációs házirendre, az engedélyezett átírásra és egy olyan értekezletformátumra, amely támogatja a funkciót.

Először ezeket ellenőrizd:

• A szervezete rendelkezik Microsoft 365 Copilottal az élő facilitátori AI-jegyzetekhez, vagy Teams Premium/Copilottal, ahol az intelligens összefoglaló funkciókat használják.

• A Teams értekezletszabályzata engedélyezi az átírást.

• A Copilotot nem blokkolja adminisztrátori szabályzat.

• A megbeszélés egy ütemezett Teams-megbeszélés, ahol a funkció támogatott.

• A szervező vagy az előadó rendelkezik engedéllyel a vonatkozó mesterséges intelligencia funkció bekapcsolására.

• A megbeszélés elég hosszú, és át is írják, ha a megbeszélés után mesterséges intelligencia által készített jegyzetekre van szükséged.

A Microsoft Teams Premium licencelési dokumentációja a „Mesterséges intelligencia által generált jegyzetek és feladatok megtekintése megbeszélésekről” funkciót tartalmazza mesterséges intelligencia által vezérelt kommunikációs funkcióként, míg a Közreműködőkre vonatkozó útmutató külön kimondja, hogy a Közreműködő hozzáadásához vagy bekapcsolásához Microsoft 365 Copilot szükséges.

Apró bökkenő, mert persze van egy: a Recapben mesterséges intelligencia által készített jegyzetek érhetők el az öt percnél hosszabb, angol nyelven átírt eseményekhez, és a Microsoft azt is megjegyzi, hogy a formázás az átírás nyelvétől függően változhat.

3. Hogyan engedélyezheted a mesterséges intelligencián alapuló jegyzeteket a Teamsben rendszergazdaként 🛠️

Az adminisztrátorok számára a mesterséges intelligencia által vezérelt jegyzetek engedélyezése a Teamsben a Teams felügyeleti központjában kezdődik, nem magán a megbeszélésen belül. Sokan itt akadnak el. Folyamatosan keresik a mesterséges intelligencia által vezérelt jegyzetek gombot, de a szabályzat csendben azt mondja a háttérben, hogy „nem”.

Az adminisztrációs elérési út általában a következő:

1. Nyissa meg a Teams felügyeleti központját.

2. Menj a Találkozók menüpontra.

3. Válassza a Megbeszélésszabályzatok lehetőséget.

4. Válasszon egy meglévő szabályzatot, vagy hozzon létre egy újat.

5. Keresd meg a Felvétel és átírás részt.

6. Keresd meg a Másodpilóta beállítást.

7. Válasszon egyet a rendelkezésre álló lehetőségek közül:

   • On

   • Bekapcsolva, mentett átirat szükséges

   • Bekapcsolva, az átirat alapértelmezés szerint mentve

   • Le

8. Mentse el a szabályzatot, és győződjön meg arról, hogy a megfelelő felhasználókhoz van hozzárendelve.

A Microsoft rendszergazdai útmutatója felsorolja ezeket a Copilot értekezlet-szabályzat-beállításokat , és elmagyarázza, hogy az átírási szabályzat befolyásolja, hogy a Copilot működhet-e az értekezletek alatt és után.

Azt is meg kell erősítenie, hogy maga az átírás is elérhető. A Teams átírása egy szabályzatvezérelt funkció, és a szervezőnek, valamint az átírást indító felhasználónak is engedélyeznie kell a beállítást az értekezletek, webináriumok vagy közönségtalálkozók esetében az átiratok megjelenítéséhez.

Ez az a rész, amit az emberek kihagynak, majd a Teamst hibáztatják. Néha a Teams megérdemli. De nem mindig.

4. Hogyan engedélyezheted a mesterséges intelligencián alapuló jegyzeteket a Teamsben értekezlet ütemezésekor 📅

A megbeszélések szervezői számára a legegyszerűbb megoldás, ha a megbeszélés kezdete előtt elkészítik a mesterséges intelligenciával készült jegyzeteket. Ez több teret ad a Teamsnek az udvarias viselkedésre, mint egy már megetetett macska.

Moderátor hozzáadása ütemezéskor:

1. Nyissa meg a Naptárat a Teamsben.

2. Válassza az Új lehetőséget.

3. Kapcsolja be a Teams-értekezlet kapcsolót.

4. Válassza a Beállítások lehetőséget.

5. Menj a Copilothoz és más mesterséges intelligenciához.

6. Győződjön meg arról, hogy a „Másodpilóta és segítő engedélyezése” beállítás a következő lehetőségek egyikére van állítva:

   • Csak a találkozó alatt

   • A találkozó alatt és után

7. Kapcsold be a Moderátor kapcsolót.

8. Válassza az Alkalmaz lehetőséget.

A Microsoft Facilitátorra vonatkozó utasításai szerint ez az ütemezési útvonal, és azt is megjegyzik, hogy a Facilitátor csak ütemezett megbeszélésekhez adható hozzá, csatornaértekezletekhez, azonnali megbeszélésekhez vagy Teams-hívásokhoz nem.

Egy jó megbeszélésmeghívó is segít. Adj hozzá egy egyszerű napirendet a leíráshoz vagy a megbeszélésjegyzetekhez. A facilitátor ellenőrizheti a napirendet a meghívóban vagy a Loop megbeszélésjegyzeteiben, és felhasználhatja azt a megbeszélés rendszerezésének elősegítésére. Nem varázslat, de elég közel áll hozzá, ha a megbeszélésen túl sok a „csak még egy dolog” pillanat.

5. Hogyan kapcsold be a mesterséges intelligencián alapuló jegyzeteket egy élő Teams-értekezlet során 🎙️

Talán elfelejtetted bekapcsolni az ütemezés során. Előfordul. Megnyitod a megbeszélést, valaki megkérdezi: „Tud jegyzetelni a mesterséges intelligencia?”, és hirtelen mindenki úgy néz a szervezőre, mintha a Holdat irányítanák.

A Moderátor bekapcsolása megbeszélés közben:

1. Csatlakozz a Teams-értekezlethez.

2. Válassza a További műveletek a megbeszélés vezérlői közül.

3. Válassza a Moderátor bekapcsolása lehetőséget.

4. Válasszon egy megbeszélés nyelvét, ha a Teams kéri.

5. Várjon néhány percet, amíg a jegyzetek megjelenni kezdenek.

Miután a Facilitátor be van kapcsolva, a Jegyzetek ikon megváltozik, jelezve, hogy a mesterséges intelligencia által generált jegyzetek aktívak. A Microsoft szerint a jegyzetek nem jelennek meg azonnal, és eltarthatnak néhány percig, mivel az átiratban rögzített beszélgetéseken alapulnak.

Egy fontos szerepkör-részlet: a mobilos résztvevők láthatják az élő jegyzeteket, de csak a szervezők vagy az előadók kapcsolhatják be vagy ki a Moderátort egy megbeszélés során, akik asztali vagy webes verzióban használják a Teamst.

Szóval, ha valaki egy taxiban telefonról csatlakozik, és megkérdezi, miért nem tudja aktiválni, az lehet az oka. Idegesítő? Igen. Logikus? Többnyire.

6. Hogyan találhatsz mesterséges intelligenciával kapcsolatos jegyzeteket egy Teams-értekezlet után 🔎

A megbeszélés befejezése után a jegyzetek nem tűnnek el a termelékenység ködében. Általában a megbeszélés csevegéséből vagy az Összefoglalóból találhatod meg őket.

A mesterséges intelligencia által generált tartalom áttekintése egy megbeszélés után:

1. Nyissa meg a Csevegést a Teamsben.

2. Válassza ki a megbeszélés csevegését.

3. Válaszd ki az Összefoglaló lehetőséget a tetején.

4. Válassza a Jegyzetek vagy az AI-jegyzetek lehetőségeta bérlői felülettől függően.

A Microsoft szerint a facilitátor által generált tartalomhoz a megbeszélés befejezése után a Recap alkalmazásban található csevegésen és jegyzeteken keresztül lehet hozzáférni . A mesterséges intelligencia által generált jegyzetek egy Microsoft Loop oldalon tárolódnak, és a résztvevők szerkeszthetik ezt a Loop oldalt a megbeszélés előtt, alatt vagy után.

A Microsoft azt állítja, hogy a felhasználók a mesterséges intelligencia által generált jegyzetek áttekintésével megtekinthetik a manuális és a mesterséges intelligencia által generált jegyzeteket, valamint a további feladatokat az esemény összefoglalójában található mesterséges intelligencia által generált jegyzetek kiválasztásával, feltéve, hogy a megbeszélés megfelel az átírási követelményeknek.

Itt válik a mesterséges intelligencia által fejlesztett jegyzetek többé, mint egy egyszerű meeting trükk. Kiemelheted a döntéseket, feladatokat, kihagyott kontextusokat és a további teendőket anélkül, hogy újra lejátszanád az egész beszélgetést, mintha egy apró irodai bűntény helyszínét vizsgálnád 🕵️.

7. Összehasonlító táblázat: Módszerek az AI Notes használatára a Teamsben 📊

Módszer / Jellemző	Legjobb	Fő követelmény	Amit kapsz	Enyhén idegesítő
Élő mesterséges intelligencia jegyzetek a moderátortól	Megbeszélések, ahol az embereknek jegyzetekre van szükségük beszélgetés közben	Microsoft 365 Copilot licenc	Valós idejű jegyzetek, döntések, kérdések, feladatok	Támogatott értekezlettípust igényel - nem minden értekezlet működik
AI jegyzetek az Összefoglalóban	Bepótolni egy megbeszélés után	Átírt jogosult megbeszélés	Jegyzetek, feladatok, összefoglaló tartalom	Nem jelenik meg, ha hiányzik az átírás
Copilot „Megbeszélésjegyzetek generálása”	Gyors összefoglalók a megbeszélés után	Microsoft 365 Másodpilóta	Főbb témák és teendők	Persze, még ellenőrizned kell
Manuális Teams jegyzetek	Egyszerű belső megbeszélések	Alapszintű hozzáférés a megbeszélésjegyzetekhez	Napirend, jegyzetek, feladatok	Valakinek le kell gépelnie, tragikus, de igaz
Felvétel és átirat	Felülvizsgálati és megfelelőségi munkafolyamatok	Felvételi/átírási szabályzat engedélyezve	Kereshető átirat és lejátszási kontextus	Tárhely- és adatvédelmi kérdéseket hozhat létre

A Microsoft Copilot által generált jegyzetekre vonatkozó támogatási útmutatója szerint a felhasználók kiválaszthatják a Copilotot a megbeszélés csevegéséből, további kérdéseket választhatnak ki, megbeszélésjegyzeteket generálhatnak, másolhatják és beilleszthetik azokat máshová, miközben arra is emlékeztetik a felhasználókat, hogy ellenőrizzék a mesterséges intelligencia által generált kimenetet, mert az helytelen lehet.

8. A legjobb megbeszélésbeállítás a jobb AI-jegyzetekhez a Teamsben 🧠

A mesterséges intelligencia által vezérelt jegyzetek Teamsben való engedélyezésének ismerete a munka fele. Érdemi jegyzetek készítése a másik fele. A mesterséges intelligencia tisztességesen tud strukturálni, de nem egy gondolatolvasó, aki headsetet visel. Tiszta bemenetre van szüksége.

Használja ezt a beállítást:

• A megbeszélés előtt egyértelmű napirendet kell készíteni.

• Mondd ki hangosan a döntéseidet: „Döntés: jövő héten elindítjuk a kísérleti programot.”

• Szóbeli tulajdonosokat kell kijelölni: „Maya felelős a pénzügyekkel kapcsolatos további teendőkért.”

• Témaváltás előtt tarts szünetet.

• Kerüld el, hogy öt ember beszéljen el egymás mellett. Igen, ambiciózus.

• Használj neveket következetesen, hogy a feladatok tulajdonjoga egyértelműbb legyen.

• Ahol lehetséges, tartsa következetesen a megbeszélés nyelvezetét.

• Mielőtt szélesebb körben megosztanád a jegyzeteket, ellenőrizd őket.

A facilitátor képes felismerni a napirendeket a megbeszélésmeghívóból vagy a Loop megbeszélésjegyzeteiből, és segíthet nyomon követni a napirendi pontokat a megbeszélés során.

Egy csendesen hatékony trükk: úgy jelentsd be a teendőidet, mintha egy nagyon fáradt asszisztensnek narrálnál. Ne robotszerűen, csak érthetően. „Teendő: Jordan elküldi a frissített paklit.” Az ilyen mondatok sokkal kevésbé nyálassá teszik a mesterséges intelligencia által kiadott jegyzeteket.

9. Gyakori problémák, amikor a mesterséges intelligencia által generált jegyzetek nem jelennek meg ⚠️

Ha hiányoznak a mesterséges intelligenciával kapcsolatos megjegyzések a Teamsből, ne feltételezd azonnal, hogy a funkció hibás. Lehet, hogy hibás, de számos szokásos blokkoló tényező létezik.

Gyakori okok a következők:

• Nincs Copilot vagy Teams Premium jogosultság a használni kívánt funkcióhoz.

• A Copilot le van tiltva a Teams értekezletszabályzataiban.

• Az átírás le van tiltva a szervező vagy az azt elindítani próbáló személy számára.

• A megbeszélés túl rövid az összefoglaló AI jegyzetekhez.

• A megbeszélést nem írták át.

• Nem támogatott értekezlettípus, például egy csatornaértekezlet a moderátor számára.

• Rossz szerepkör, például egy résztvevő megpróbálja bekapcsolni a Moderátort.

• Külső résztvevői korlátozások.

• Bizalmassági címkék vagy titkosítás, amely blokkolja a napirend kinyerését.

A Microsoft dokumentációja megjegyzi, hogy a Teams eseményjegyzeteket, jelenléti adatokat és PowerPoint Live-adatokat a mesterséges intelligencia által vezérelt intelligens összefoglaló funkciók biztosításához, így a hiányzó jegyzetadatok a mesterséges intelligencia által generált összefoglaló értékének hiányát jelenthetik.

Élő Moderátori jegyzetek esetén ne feledje, hogy csak a szervezők és az előadók kapcsolhatják be vagy ki a Moderátort asztali gépen vagy weben a megbeszélés során. A mobilfelhasználók megtekinthetik az élő jegyzeteket, de nem aktiválhatják a funkciót ugyanígy.

10. Adatvédelem, engedélyek és a „Kérjük, ellenőrizze ezt” szabály 🔐

A mesterséges intelligencia által fejlesztett jegyzetek hasznosak, de nem jogi gyorsírók, megfelelőségi tisztviselők vagy a részletekre odafigyelő munkatársak. Megbeszélések adataiból generálódnak, és előfordulhat, hogy nem veszik figyelembe a kontextust, esetlenül fogalmaznak meg valamit, vagy egy rendezetlen beszélgetést magabiztosnak tűnő, de csak többnyire helyes összefoglalóvá alakítanak.

A Microsoft kijelenti, hogy a Teams-összefoglalóban található mesterséges intelligencia által generált tartalom az esemény átiratán alapul, és a GPT, valamint más mesterséges intelligencia modellek működtetik, így pontatlan, hiányos vagy nem megfelelő lehet.

Tehát a gyakorlati szabály egyszerű:

• Tekintse át az AI Notes-t, mielőtt elküldi azokat az ügyfeleknek.

• Ellenőrizd a döntéseket, számokat, neveket és határidőket.

• A bizalmas adatokat a tárolás vagy továbbítás előtt ellenőrizni kell.

• Kerülje a mesterséges intelligencia által biztosított jegyzetekre való támaszkodást jogi, HR, pénzügyi vagy szabályozott döntések esetén.

• Győződjön meg arról, hogy a résztvevők megértik az átírásra és a mesterséges intelligencia által generált összefoglalókra vonatkozó szabályzatokat.

A Teams emellett megbeszélésbeállításokat és adminisztrátori vezérlőket is kínál a bizalmas megbeszéléstartalmakhoz, beleértve a másolással, továbbítással, felvételekkel, átiratokkal és mesterséges intelligencia által generált elemzésekkel kapcsolatos vezérlőket.

Egy kis paranoia egészséges. Nem alufólia-kalap paranoia, csak „talán ne illeszd be a nyers mesterséges intelligencia összefoglalót egy fórummemóriaba anélkül, hogy elolvasnád” paranoia.

11. Bevezetési tippek csapatadminisztrátoroknak és vezetőknek 🚀

Az AI Notes bevezetése akkor működik a legjobban, ha nem csak átkapcsolsz egy kapcsolót, és arra vársz, hogy mindenki úgy viselkedjen, mint egy oktatóvideóban.

Egy egyszerű bevezetési terv:

1. Válasszon ki egy kis kísérleti csoportot.

2. Erősítse meg a licenceket és a szabályzatokat.

3. Engedélyezze az átírást és a Copilot beállításait az adott csoport számára.

4. Hozz létre egy tesztmegbeszélést.

5. Próbáld ki az élő oktatói jegyzeteket.

6. Próbáld ki a megbeszélés utáni összefoglaló AI-jegyzeteket.

7. Dokumentálja pontosan azokat a lépéseket, amelyeket a felhasználók látnak.

8. Készíts egy rövid belső útmutatót a „mikor használjunk mesterséges intelligenciát” témában.

9. Tartalmazzon adatvédelmi emlékeztetőket.

10. Kérdezd meg az embereket, mi zavarta össze őket, mert hangosan el fogják mondani.

A kísérleti program oka az, hogy a Teams felhasználói élménye a licenceléstől, az adminisztrációs szabályzatoktól, a megbeszélés típusától, az ügyfél verziójától és a szervezeti beállításoktól függően változhat. Ez nem egy nagy piros gomb. Inkább egy fiók tele gombokkal, némelyik jobban fel van címkézve, mint mások.

12. Gyors válasz: Hogyan engedélyezheted a mesterséges intelligencián alapuló jegyzeteket a Teamsben 🏁

Íme a Hogyan engedélyezzük a mesterséges intelligenciával kapcsolatos jegyzeteket a Teamsben:

Adminisztrátoroknak:

• Lépjen a Teams felügyeleti központjába.

• Nyílt megbeszélések > Megbeszélési irányelvek.

• A Felvétel és átírás részben engedélyezze a megfelelő Copilot- szabályzatot.

• Győződjön meg róla, hogy az átírás engedélyezett.

• Rendelje hozzá a szabályzatot a megfelelő felhasználókhoz.

Szervezőknek:

• Hozz létre egy ütemezett Teams-értekezletet.

• Nyissa meg a Beállítások > Másodpilóta és egyéb mesterséges intelligencia menüpontot.

• A „Társadalomkezelő és segítő engedélyezése” beállítást engedélyezze

• Kapcsolja be a Facilitátort.

• Alkalmazza a beállítást.

A találkozó során:

• Válassza a További műveletek.

• Válassza a Moderátor bekapcsolása lehetőséget.

• Várjon néhány percet, amíg a mesterséges intelligencia által generált jegyzetek megjelennek.

A találkozó után:

• Nyissa meg a megbeszélés csevegését.

• Menj az Összefoglalóhoz.

• Válassza a Jegyzetek vagy a MI-jegyzetek.

Ez a letisztult verzió. A gyakorlati verzió magában foglalja a licencek, szabályzatok, átírás, szerepkörök ellenőrzését, és azt, hogy a Teamsnek éppen rossz napjai vannak-e.

Záró gondolatok 💬

A Teamsben a mesterséges intelligencia által vezérelt jegyzetek engedélyezése nem nehéz, ha a darabok már a helyükre kerültek, de könnyű összekeverni őket. Az adminisztrátorok kezelik a házirendeket. A szervezők kezelik a megbeszélés beállítását. Az előadók és a szervezők aktiválhatják a Facilitátort a támogatott megbeszéléseken. Az átírás ad a mesterséges intelligenciának valamit, amiből dolgozhat. Az összefoglalásban a megbeszélés kereshetővé, átfuthatóvá válik, és ideális esetben kevésbé lesz memória-mocsár.

A legjobb beállítás egyszerű: engedélyezd a megfelelő szabályzatokat, kapcsold be az átírást, ütemezd be megfelelően a megbeszélést, használd a Facilitátort, amikor az élő jegyzetek számítanak, és nézd át a kimenetet, mielőtt kőtáblákra vésett igazságként kezelnéd 🪨. A mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek nagyon hasznosak, de továbbra is egy gép jegyzetei, amelyek hallgatják az emberek egymás megszakítását. Szóval igen, használd őket. Csak az egyik szemöldöködet tartsd kissé felhúzva.

Valós példa: AI Notes használata egy heti ügyfélprojekt-megbeszélésen 🧾

Forgatókönyv

Képzelj el egy kis webügynökséget, amely heti 45 perces Teams megbeszéléseket tart egy ügyféllel. Ugyanazok a problémák bukkannak fel újra és újra: a döntések eltemetődnek a csevegésben, a teendők félig maradnak meg, és valaki minden megbeszélés után 20-30 percet tölt azzal, hogy a kusza jegyzeteket ügyfélfrissítésekké alakítja.

Ez egy kitalált, de valóságos példahelyzet. Az ügynökség a Teamsben található AI Notes segítségével készíti el a megbeszélésjegyzetek első vázlatát, majd egy projektmenedzser áttekinti a kimenetet, mielőtt bármi is eljutna az ügyfélhez. Ez az utolsó rész számít. A MI segít az adminisztratív munkában, nem helyettesíti a projektet értő embert.

A megbeszélés ütemezése a Teamsben megtörtént, az átírás engedélyezve van, és a moderátor be van kapcsolva a hívás megkezdése előtt. Ez egyezik a cikk fő pontjával: az AI Notes akkor működik a legjobban, ha a licencelés, a megbeszélésszabályzat, az átírás és a megbeszélés beállításai mind előre el vannak intézve.

Amire szüksége van az asszisztensnek

Ehhez a beállításhoz a szervező a következőket készíti elő:

Egy ütemezett Teams-megbeszélés, nem egy gyors, eseti hívás.

Rövid napirend a meghívólevélben.

Az értekezlet átírása engedélyezve.

A moderátor bekapcsolva a megbeszélés kezdete előtt.

Egy projektmenedzser, akit kijelöltek a mesterséges intelligencia által készített jegyzetek áttekintésére.

Egy egyszerű ellenőrzőlista a nevek, dátumok, költségek, határidők és az ügyfél döntéseinek áttekintéséhez.

Egy jó napirend így nézhet ki:

Napirend:

Tekintse át a múlt heti eredményeket.

Erősítse meg a kezdőlap másolatának módosításait.

Döntsd el, hogy megtartod vagy eltávolítod az árlistát tartalmazó videót.

Rendeljen tulajdonosokat az indítási feladatokhoz.

Erősítse meg a következő felülvizsgálat dátumát.

Ezáltal a mesterséges intelligencia nagyobb struktúrát kap, mint egy homályos „projektbeugrálási” meghívás. Ez segít abban is, hogy az emberek kevésbé legyenek szétszórtak, ami mindig előnyös.

Példa utasítás

A találkozó elején a szervező valami ilyesmit mondhat:

„Ma mesterséges intelligencia által generált jegyzeteket használunk a döntések és a teendők rögzítésére. Kérjük, a döntéseket világosan fogalmazza meg, tüntesse fel minden feladathoz a tulajdonos nevét, és ahol lehetséges, tüntesse fel a határidőket. A jegyzeteket a megbeszélés után megosztás előtt áttekintjük.”

A megbeszélés során a projektvezető egyértelművé teheti a teendőket:

„Döntés: az árlistás videót megtartjuk a megjelenésig.”

„Teendő: Priya csütörtök délután 3 óráig elküldi a honlap módosított változatát.”

„Teendő: Mark péntekig ellenőrzi, hogy az analitikai címkék megfelelően aktiválódnak-e.”

Ez elsőre kicsit formálisnak tűnhet, de tiszta kapaszkodókat ad a mesterséges intelligenciának. Homályos megbeszélések következnek, homályos jegyzetek születnek. Világos döntések következnek, gyakorlatias jegyzetek születnek.

Hogyan teszteljük

Mielőtt bevezetnéd a csapatban, futtass le egy rövid, három megbeszéléses tesztet.

1. megbeszélés: Kizárólag normál kézi jegyzeteket használjon.

2. megbeszélés: Használjon mesterséges intelligencia alapú jegyzeteket, de strukturált napirend nélkül.

3. megbeszélés: Használjon AI Notes-t világos napirenddel és szóbeli cselekvési tétel formátummal.

Minden találkozó után ellenőrizze:

Mennyi időbe telik elkészíteni a végleges, ügyfél-kész jegyzeteket.

Hány teendőt kell korrigálni.

A határidők helyes rögzítése.

Hogy minden feladathoz hozzá van-e rendelve a jogtulajdonos.

Tartalmaz-e az összefoglaló bármit, amiben nem állapodtak meg.

A felülvizsgálónak össze kell vetnie a mesterséges intelligencia által készített jegyzeteket az átirattal, mielőtt bármit is kifelé küldene. Ez különösen fontos a pénzügyek, a határidők, a jogi megfogalmazások, a jóváhagyások vagy az ügyfélkötelezettségek esetében.

Eredmény

Szemléltető eredmény, három 45 perces mintaprojekt-megbeszélés időzítésén alapulva:

Csak manuális megjegyzések: 28 perc a tiszta kliensfrissítés elkészítéséhez.

AI jegyzetek egyértelmű napirend nélkül: 17 perc a jegyzetek áttekintésére és megtisztítására.

AI jegyzetek napirenddel és világos szóbeli teendőkkel: 9 perc az áttekintésre és a végső frissítés elküldésére.

Ez becslések szerint 19 percnyi időt takarít meg megbeszélésenként a manuális folyamathoz képest. Havonta négy heti ügyféltalálkozó esetén ez egy projektmenedzser számára körülbelül 76 percnyi megtakarítást jelentene havonta.

A minőségellenőrzés ugyanolyan fontos, mint az időmegtakarítás. Ebben a példatesztben a strukturált AI Notes verzió 9 teendőből 8-at helyesen rögzített. Az egyetlen hiba egy határidő volt, amely emberi javítást igényelt. Pontosan ezért kell az AI Notes-t erős első vázlatként, nem pedig az igazság végső forrásaként kezelni.

Mi romolhat el

A leggyakoribb hiba a homályos beszéd. Ha valaki azt mondja: „Rendezzük ezt jövő héten”, a mesterséges intelligencia nem biztos, hogy tudja, kié az „ez”, vagy mit jelent a „jövő héten”.

Egyéb kockázatok a következők:

Egy feladatot rossz személyhez rendelnek.

Egy puha javaslatot határozott döntésként írnak le.

Határidő elmulasztása vagy félreértése.

Bizalmas ügyféladatok jelennek meg a túl széles körben megosztott jegyzetekben.

A jegyzőkönyv nem érhető el, ami gyengíti a megbeszélés utáni összefoglalót.

A szervező feltételezi, hogy a mesterséges intelligencia által jegyzetek automatikusan helyesek, mert rendezettnek tűnnek.

A megoldás nem túl csinos, de hatékony: használj ellenőrzőlistát az ellenőrzéshez, erősítsd meg a teendőket a megbeszélés vége előtt, és ne küldd el a nyers mesterséges intelligencia által készített jegyzeteket közvetlenül az ügyfélnek.

Gyakorlati elvitel

A Teamsben található AI Notes akkor a leghatékonyabb, ha a megbeszélés már jól lebonyolított. Adj hozzá napirendet, kapcsold be a megfelelő beállításokat, fogalmazd meg világosan a döntéseket, és bízz meg egy személyt az ellenőrzéssel. Ha ezt teszed, az AI Notes percek alatt egy zsúfolt megbeszélést is használható utómunkává alakíthat ahelyett, hogy egy újabb dokumentumot kellene létrehoznod, amit mindenkinek később meg kell vitatnia.

GYIK

Hogyan engedélyezhetem a mesterséges intelligencián alapuló jegyzeteket a Teamsben rendszergazdaként?

A Teamsben a mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek engedélyezéséhez rendszergazdaként kezdje a Teams felügyeleti központjában. Lépjen a Megbeszélések menüpontra, nyissa meg a Megbeszélési szabályzatok elemet, és tekintse át a Felvétel és átírás részt. Győződjön meg arról, hogy a Copilot engedélyezve van, és az átírás engedélyezve van a megfelelő felhasználók számára. A szabályzatot azokhoz a személyekhez is hozzá kell rendelni, akiknek hozzáféréssel kell rendelkezniük a mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetekhez.

Milyen licencekre van szükségem az AI Notes alkalmazáshoz a Teamsben?

A licenc a használni kívánt mesterséges intelligencia által generált jegyzetek funkciójától függ. A Facilitátorral létrehozott élő mesterséges intelligencia által generált jegyzetekhez általában Microsoft 365 Copilot szükséges. A Recapben található mesterséges intelligencia által generált jegyzetek a Teams Premium vagy a Copilot hozzáféréstől függhetnek. Sok szervezetben a rendszergazdáknak ellenőrizniük kell mind a licencelési, mind a megbeszélésszabályzatokat, mielőtt feltételeznék, hogy a funkció elérhető.

Miért nem jelennek meg a mesterséges intelligencia által készített jegyzetek a Teams-értekezletemen?

Előfordulhat, hogy a mesterséges intelligencia által megjelenített jegyzetek nem jelennek meg, ha a Copilot le van tiltva, az átírás blokkolva van, vagy a megbeszélés típusa nem támogatott. Az is előfordulhat, hogy a megbeszélés túl rövid, nincs átírva, vagy hiányoznak a megfelelő szervezői engedélyek. Gyakori megoldás a felhasználói licenc, a Teams-megbeszélésszabályzat, az átírási beállítások, valamint annak ellenőrzése, hogy a megbeszélés ütemezve lett-e, és nem azonnal indult-e el.

Bekapcsolhatom az AI Notes funkciót egy élő Teams-értekezlet alatt?

Igen, a támogatott megbeszéléseken a szervező vagy az előadó bekapcsolhatja a Moderátort a megbeszélés során. Ezt általában a megbeszélésvezérlők További műveletek menüpontjában tehetik meg, majd a Moderátor bekapcsolása lehetőséget választják. A jegyzetek megjelenése eltarthat néhány percig, mert a Teamsnek szüksége van a beszélgetés tartalmára az átiratból, mielőtt hasznos jegyzeteket tudna létrehozni.

Hol találom az AI Notes-t egy Teams-értekezlet után?

A megbeszélés után nyissa meg a Teamsben a megbeszélés csevegését, és válassza az Összefoglaló lehetőséget. A beállításoktól függően Jegyzetek vagy MI-jegyzetek jelenhetnek meg. A moderátor által generált jegyzetek a megbeszélés csevegésén és a megbeszélésjegyzeteken keresztül is megjelenhetnek. A megbeszélés utáni MI-jegyzetek általában akkor a leghatékonyabbak, ha a megbeszélés átírásra került, és megfelelt a funkciókövetelményeknek.

Mi a különbség a Facilitátori, az Összefoglaló és a Copilot megbeszélésjegyzetei között?

A Facilitátor főként az értekezletek során mesterséges intelligencia által generált élő jegyzetekhez használható. Az Összefoglaló funkcióban a felhasználók utólag áttekinthetik a jegyzeteket, feladatokat és a megbeszélés tartalmát. A Copilot értekezletjegyzetek a Copilot élményen keresztül generálódnak az értekezlet csevegéséből vagy összefoglalásából. Átfedésben vannak, de nem pontosan ugyanazt a funkciót képviselik, így a beállítási követelmények eltérőek lehetnek.

Szükséges-e átírás a Teams-értekezletekhez ahhoz, hogy a mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek működjenek?

Sok Teams mesterséges intelligencia által használt jegyzetelési munkafolyamatban elengedhetetlen az átírás, mivel ez ad a mesterséges intelligenciának elemzési lehetőséget. Az összefoglaló mesterséges intelligencia által készített jegyzetek különösen az átírás elérhetőségétől és a megbeszélésre való jogosultságtól függenek. A rendszergazdáknak meg kell erősíteniük, hogy az átírás engedélyezett a megbeszélés szabályzatában, a szervezőknek pedig gondoskodniuk kell arról, hogy a megbeszélés átírásra kerüljön, amikor megbeszélés utáni jegyzetekre van szükségük.

Ki kapcsolhatja be a Teamsben a AI Notes Facilitator funkciót?

A Moderátort általában a szervezők vagy az előadók kapcsolhatják be a Teams asztali vagy webes verziójában. A mobilfelhasználók megtekinthetik az élő jegyzeteket, de előfordulhat, hogy nem tudják maguk aktiválni a Moderátort. Ez a szerepkörbeli különbség gyakran magyarázza, hogy miért látja az egyik résztvevő a jegyzetek opciót, míg egy másik nem tudja engedélyezni.

Hogyan kaphatok jobb, mesterséges intelligencia által generált megbeszélésjegyzeteket a Teamsben?

Használjon világos napirendet, mondja ki hangosan a döntéseket, és egyértelműen, név szerint rendelje hozzá a teendőket. Kerülje, hogy a résztvevők túlbeszéljék egymást, és ügyeljen a megbeszélés nyelvezetének egységességére. A mesterséges intelligencia által létrehozott jegyzetek akkor a leghatékonyabbak, ha a megbeszélésnek van struktúrája. Az is hasznos, ha a jegyzeteket a szélesebb közönség megosztása előtt áttekinti.

Elég megbízhatóak a Teamsben található AI Notes funkciók a megosztáshoz?

A mesterséges intelligenciával készült jegyzetek hasznosak, de megosztás előtt továbbra is ellenőrizni kell őket, különösen az ügyfelekkel vagy a vezetőséggel. Tekintsd át a neveket, számokat, döntéseket, határidőket és érzékeny részleteket. A cikk gyakorlati szabálya, hogy a mesterséges intelligenciával készült jegyzeteket hasznos vázlatként kezeljük, ne pedig tökéletes jogi vagy megfelelőségi feljegyzésként. Az emberi felülvizsgálat továbbra is fontos.

Referenciák

1. Microsoft-támogatás – Microsoft Teams-értekezletek moderátora – support.microsoft.com

2. Microsoft Learn – Copilot értekezletszabályzat-beállítások – learn.microsoft.com

Találd meg a legújabb mesterséges intelligenciát a hivatalos AI Assistant áruházban

Rólunk