Hogyan használjuk a mesterséges intelligenciát a munkahelyen [Videó és kvíz]

Röviden: Használja a mesterséges intelligenciát a munkahelyén az alacsony kockázatú fogalmazáshoz, összefoglaláshoz, szervezéshez és elemzéshez, miközben felelősségre vonja az embereket a pontosságért és a döntésekért. Kezdjen egyetlen ismétlődő feladattal, távolítsa el az érzékeny információkat, és tekintse át az összes kimenetet – különösen akkor, ha az befolyásolhatja valakinek a jogait, megélhetését, biztonságát vagy jövőjét.

Elszámoltathatóság: Biztosítsa, hogy a nagy hatású döntésekért és a végső jóváhagyásokért továbbra is képzett személyek legyenek felelősek.

Adatvédelem: Használjon jóváhagyott eszközöket, és a beküldés előtt távolítsa el a bizalmas vagy azonosító információkat.

Átláthatóság: A mesterséges intelligencia használatának feltételeit minden olyan esetben közzé kell tenni, amikor a munkahelyi szabályzat, az ügyfelek elvárásai vagy a lehetséges következmények ezt megkövetelik.

Ellenőrzés: Ellenőrizze a tényeket, tulajdonosokat, határidőket és feltételezéseket az eredeti forrásanyaggal szemben.

Tesztelés: A munkafolyamat bővítése előtt mérje meg a teljes időt, a szükséges korrekciókat és a felhasználókra gyakorolt ​​hatást.

1. Mit foglal magában a mesterséges intelligencia munkahelyi használata?

A mesterséges intelligencia munkahelyi használata nem feltétlenül jelenti egy személy helyettesítését vagy egy teljes munkakör automatizálását. A legtöbb munkahelyen a mesterséges intelligencia sokkal értékesebb támogató eszközként.

Gondolj rá úgy, mint egy gyors, kissé túl magabiztos asszisztensre.

Segíthet neked:

• E-mailek és dokumentumok piszkozatai

• Hosszú információk összefoglalása

• Ötletek generálása

• Szétszórt jegyzetek rendszerezése

• Alapadatok elemzése

• Készülj fel a megbeszélésekre

• Hozzon létre ellenőrzőlistákat és terveket

• Írd át a tartalmat különböző közönségek számára

• Ismeretlen fogalmak magyarázata

• Alakítsd át a nyers gondolatokat használhatóvá

A mesterséges intelligencia gyakran másodpercek alatt képes egy tisztességes első verziót előállítani. Ez azonban nem biztos, hogy tökéletes – néha túlságosan formális, néha ismétlődő, és időnként magabiztosan betéved egy sövénybe.

Mégis, valamivel kezdeni általában könnyebb, mint a semmivel.

A cél nem az, hogy a mesterséges intelligencia átvegye a te gondolkodásodat. A cél az, hogy kevesebb időt tölts az alacsony értékű súrlódásokkal, így több energiád marad az ítélőképességre, a kreativitásra, a kapcsolatokra és a döntésekre.

2. Miért fontos megtanulni a mesterséges intelligencia használatát a munkahelyen?

A munka tele van apró feladatokkal, amelyek több időt emésztenek fel, mint amennyit megérdemelnének.

Egy ötperces e-mailből húsz perc lesz, mert nem találod a megfelelő kezdőmondatot. Egy megbeszélés három oldalnyi jegyzetet eredményez, de egyértelmű intézkedéseket nem. Egy jelentést újra kell írni a felső vezetés, az ügyfelek és a műszaki csapat számára. Hirtelen a délután fele eltűnt.

A mesterséges intelligencia csökkentheti az információk egyik formából a másikba való átvitelének idejét.

Például:

• A jegyzetekből összefoglaló lesz

• Összefoglalóból e-mail lesz

• Egy e-mailből prezentációs vázlat lesz

• Egy durva ötletből projektterv lesz

• Egy táblázat írásos magyarázattá válik

• Egy bonyolult szabályzatból világos, könnyen érthető útmutató lesz

Itt szoktak megjelenni a termelékenységnövekedések. Nem drámai „a mesterséges intelligencia irányítja a céget most” pillanatokban, hanem tucatnyi apró fejlesztésben.

Ez egy kicsit olyan, mintha kavicsokat pakolnál ki a cipődből. Egyetlen kavics még nem jelent válságot, de tizenkettővel egész nap mászkálni már nevetséges.

A mesterséges intelligencia a szakértelmet is hozzáférhetőbbé teheti. Egy új alkalmazott kérhet magyarázatot az ismeretlen terminológiára. Egy vezető felfedezheti a visszajelzés strukturálásának különböző módjait. Egy értékesítő kérdéseket készíthet egy olyan iparágra vonatkozóan, amelyet még nem ért.

A gondosan használt mesterséges intelligencia segít az embereknek gyorsabban eljutni egy szilárd kiindulóponthoz.

3. A legjobb munkahelyi feladatok, amelyeket a mesterséges intelligencia adhat

A mesterséges intelligencia munkahelyi használatának legegyszerűbb módja, ha a feladatokat három kategóriába soroljuk: létrehozás, átalakítás és elemzés.

Teremt

A mesterséges intelligencia az utasításaid alapján képes létrehozni az első vázlatot.

Példák többek között:

• E-mailek

• Javaslatok

• Munkaköri leírások

• Napirendek

• Közösségi posztok

• Képzési anyagok

• Ügyfélválaszok

• Prezentáció vázlatai

• Interjúkérdések

Az „első vázlat” kifejezés itt fontos. A mesterséges intelligencia által generált tartalmat általában ellenőrizni kell, mielőtt elküldenék, közzétennék vagy bemutatnák.

Átalakítás

Ez a mesterséges intelligencia egyik legerősebb munkahelyi felhasználási módja. Meglévő információkat adsz meg neki, és megkéred, hogy változtassa meg a formátumot, a hosszt, a stílust vagy a bonyolultsági szintet.

Például:

• Rövidítsen le egy hosszú jelentést

• Jegyzetek átalakítása műveleti elemekké

• Írd át a műszaki nyelvet az ügyfelek számára

• Bekezdés átalakítása felsoroláspontokká

• Tegye professzionálisabbá az üzenetét

• Átirat átalakítása összefoglalóvá

• Fordítsd le a belső szakzsargont világos, mindennapi nyelvre

Az átalakítási feladatok általában jól működnek, mert a mesterséges intelligencia rendelkezik anyaggal, amiből dolgozhat. Nem kell mindent a nulláról feltalálnia.

Elemzés

A mesterséges intelligencia segíthet a minták azonosításában, az információk összehasonlításában és a problémák strukturálásában is.

Gyakorlati elemzési feladatok a következők:

• Ügyfél-visszajelzések témákba csoportosítása

• Több lehetőség összehasonlítása

• A lehetséges kockázatok azonosítása

• Hiányosságok keresése egy tervben

• Előnyök és hátrányok létrehozása

• Olyan kérdések javaslata, amelyeket esetleg kihagytál

• Trendek magyarázata egy adathalmazban

• Támogatási kérelmek kategorizálása

A mesterséges intelligencia általi elemzést azonban segítségként, nem pedig megkérdőjelezhetetlen igazságként kell kezelni. Elmulaszthatja a kontextust, vagy olyan feltételezésekre tehet szert, amelyek ésszerűnek tűnnek, de teljesen tévesek. Az emberi felülvizsgálat továbbra is a kormánykerék.

4. Összehasonlító táblázat: A mesterséges intelligencia munkahelyi használatának gyakorlati módjai

Munkahelyi feladat	Mit tehet a mesterséges intelligencia?	A legjobb bemeneti információ	Szükséges emberi felülvizsgálat?	Miért működik
E-mail írás	Vázlat, rövidítés, lágyítás, tisztázás	Címzett, cél, főbb tények, kívánt intézkedés	Igen	Eltávolítja az üres oldalak okozta súrlódást
Megbeszélésjegyzetek	Műveletek összefoglalása és kinyerése	Átirat vagy strukturált jegyzetek	Határozottan	Gyorsan elválasztja a megbeszéléseket a döntésektől
Kutatástervezés	Javasoljon kérdéseket és témaköröket	Világos célkitűzés és közönség	Igen - a tényeket ellenőrizni kell	Segít egy kiinduló keretrendszer felépítésében
Projektmenedzsment	Tervek, mérföldkövek és kockázatok létrehozása	Hatókör, határidő, csapat, megkötések	Igen	Szétszórt információkat rendszerez
Adatértelmezés	Magyarázd el a mintázatokat és az anomáliákat	Tiszta adatok és üzleti kontextus	Alapos felülvizsgálatra van szükség	Megkönnyíti a számok megvitatását
Ötletelés	Ötletek és alternatívák generálása	Konkrét probléma és határok	Mérsékelt	Hatékony, néha váratlanul hatékony
Ügyfélszolgálat	Válaszok vázlata és problémák osztályozása	Ügyfélüzenet és vállalati útmutatás	Igen, különösen érzékeny esetekben	Felgyorsítja a szokásos válaszokat
Dokumentumszerkesztés	Javítsa a hangnemet, a nyelvtant és a szerkezetet	Eredeti szöveg és célközönség	Általában	Gyorsabb, mint mondatonként szerkeszteni
Tanulás	Fogalmak magyarázata és kvízek létrehozása	Téma, képzettségi szint, munkakörnyezet	Enyhe vagy közepes	Személyre szabottabbá teszi az edzést
Döntéstámogatás	Hasonlítsa össze a lehetőségeket és a felszíni kockázatokat	Kritériumok, korlátok, prioritások	Teljesen	Tisztázza a gondolkodást, de nem szabad, hogy helyetted döntsön

A táblázat egy fontos dolgot tesz világossá: a mesterséges intelligencia akkor működik a legjobban, ha a feladat jól meghatározott.

A „Segítség a projektemhez” kifejezés homályos.

A „Hatlépéses ellenőrzőlista létrehozása egy kisebb, belső szoftverfrissítéshez, amely az informatikai, az ügyfélszolgálati és az értékesítési részleget is érinti” konkrétumokat ad a mesterséges intelligencia számára.

Egyedi bemenet egyedi kimenetet teremt. Aligha forradalmi, de igaz.

5. Hogyan írjunk jobb AI-alapú promptokat a munkához

Nincs szükséged bonyolult prompt formulára. Csak elegendő kontextust kell megadnod ahhoz, hogy a mesterséges intelligencia megértse, mit jelent a jó.

Egy megbízható munkahelyi prompt általában öt elemet tartalmaz:

A feladat

Fogalmazd meg pontosan, mit szeretnél.

Példa:

„Készítsen egy e-mailt, amelyben elmagyarázza a kézbesítési késedelmet.”

A kontextus

Magyarázd el, mi történt, és miért fontos a feladat.

Példa:

„A beszállító készlethiány miatt négy nappal késleltette a szállítmányt.”

A közönség

Mondd meg a mesterséges intelligenciának, hogy ki fogja beolvasni vagy felhasználni az eredményt.

Példa:

„A közönség egy régóta vásárló, aki már most is csalódott.”

A kívánt hangnem vagy formátum

Írd le, hogyan kellene hangzania vagy kinéznie a válasznak.

Példa:

„Használjon nyugodt, közvetlen és elszámoltatható hangnemet. Tartsa 150 szónál rövidebbre.”

A szükséges részletek

Sorold fel a tényeket, amelyeket feltétlenül bele kell foglalni.

Példa:

„Említse meg a módosított szállítási dátumot, a visszatérítési lehetőséget és az ügyfélszolgálat elérhetőségét.”

Összefoglalva, a prompt a következőképpen alakul:

„Írj egy e-mailt egy régi ügyfelednek, amelyben elmagyarázod, hogy a szállítmányuk négy napot késik a beszállítói készlethiány miatt. Használj nyugodt, közvetlen és elszámoltatható hangnemet. Ne terjedj 150 szónál hosszabbra. Tüntesd fel a módosított szállítási dátumot, a visszatérítési lehetőséget és az ügyfélszolgálat elérhetőségét.”

Ez a prompt szinte mindig jobb eredményt ad, mint az „Írj egy késleltetett e-mailt”

Azt is megkérheted a mesterséges intelligenciára, hogy vizsgálja felül a saját válaszát:

• Tedd ezt kevésbé hivatalossá

• Ismétlődés eltávolítása

• Adjon hozzá egyértelműbb cselekvésre ösztönzést

• Írd át ezt egy vezetői közönség számára

• Azonosítsa a nem alátámasztott feltételezéseket

• Mondj három erősebb alternatívát

• A javaslat megtámadása

Ez utóbbi különösen értékes. A mesterséges intelligenciának nem mindig kell a lelkesedésedet diktálnia. Néha a kissé irritáló kollégának kell megkérdeznie: „De mi történik, ha ez a feltételezés téves?” 🧐

6. Hogyan használjuk a mesterséges intelligenciát e-mailekhez és munkahelyi kommunikációhoz

Az e-mail gyakran a legegyszerűbb kiindulópont.

A mesterséges intelligencia segíthet, ha tudod, mit szeretnél mondani, de nem találod a megfelelő megfogalmazást. Segíthet elkerülni a túl nyers, túl homályos vagy a szükségesnél három bekezdéssel hosszabb üzeneteket is.

Gyakorlati kérések többek között:

• Írd át ezt úgy, hogy barátságos, de határozott hangzású legyen

• Fogalmazd ezt tömörebben

• Adjon meg egy egyértelmű határidőt

• Távolítsa el az érzelmes nyelvezetet

• Tedd ezt alkalmassá a felsővezetés számára

• Alakítsd át ezt udvarias folytatássá

• Magyarázd el ezt szakzsargon nélkül

• Hozz létre három tárgymező-lehetőséget

A mesterséges intelligencia különösen hasznos az érzékeny kommunikációhoz, de az óvatosság fontos. Egy teljesítménybeli problémát, panaszt, jogi aggályt vagy személyes ügyet nem szabad úgy kezelni, mint egy hétköznapi marketingfeliratot.

Használd a mesterséges intelligenciát az üzenet strukturálásához, majd nézd át minden mondatot.

Kérdezd meg magadtól:

• Ez pontos?

• Úgy hangzik, mint én?

• Félreérthető lehet ez a megfogalmazás?

• Megfelelő a hangnem a kapcsolathoz?

• Tartalmaz olyan személyes adatokat, amelyeket nem lett volna szabad megadni?

• Könnyen beleírhatom a nevem alá?

Ez az utolsó kérdés a legegyszerűbb minőségellenőrzési teszt. Ha haboznál aláírni, ne küldd el.

7. MI használata a tényleges eredményeket hozó megbeszéléseken

A megbeszélések rengeteg információt generálnak, de valahogy nem mindig egyértelműek.

A mesterséges intelligencia segíthet egy megbeszélés előtt, alatt és után is.

A találkozó előtt

Használja a mesterséges intelligenciát a következőkre:

• Hozz létre egy napirendet

• A kulcsfontosságú kérdések azonosítása

• Összefoglalja a háttérinformációkat

• Beszélgetési pontok előkészítése

• Előrejelzi az ellenvetéseket

• Döntési keretrendszer tervezete

Egy gyakorlati javaslat lehet:

„Készítsen egy 30 perces napirendet egy megbeszélésre, amely az ügyfelek késleltetett beilleszkedéséről szól. A cél a fő szűk keresztmetszet azonosítása, a felelős személyének meghatározása, és két teendő kiválasztása erre a hétre.”

A találkozó után

A mesterséges intelligencia a jegyzeteket vagy átiratokat a következőkké alakíthatja:

• Kulcsfontosságú döntések

• Műveletelemek

• Tulajdonosok

• Határidők

• Nyitott kérdések

• Kockázatok

• Utánkövető e-mailek

Ne bízzon automatikusan a kimenetben. A megbeszélések átiratai tartalmazhatnak hibákat, nem egyértelmű előadókat, ígéretnek tűnő vicceket és viccnek hangzó ígéreteket.

Nézd át az összefoglalót, mielőtt megosztod.

Jó gyakorlat, ha megkérjük a mesterséges intelligenciát, hogy három csoportra ossza szét az információkat:

1. Megerősített döntések

2. Javasolt ötletek

3. Megoldatlan kérdések

Ez megakadályozza, hogy a félig megvitatott javaslatok egyik napról a másikra varázsütésre hivatalos politikává váljanak.

8. MI használata kutatáshoz magabiztos ostobaságok generálása nélkül

A mesterséges intelligencia segíthet a kutatás megkezdésében, a téma rendszerezésében és a vizsgálatra érdemes területek azonosításában.

Ez képes:

• Ismeretlen terminológia magyarázata

• Kutatási kérdések generálása

• Fogalmak összehasonlítása

• Kategóriák javaslata

• Vázlat készítése

• Összefoglalja a megadott információkat

• Feltételezések azonosítása

• Interjúkérdések létrehozása

• Emeld ki a hiányzó perspektívákat

Amit nem szabadna tennie, az az, hogy az egyetlen igazságforrásoddá váljon.

A mesterséges intelligencia pontatlan részleteket, kitalált példákat, elavult információkat vagy olyan állításokat állíthat elő , amelyek sokkal biztosabbnak hangzanak, mint amennyire megérdemlik.

Munkahelyi kutatásokhoz a mesterséges intelligenciát térképkészítőként, ne pedig maga a terület felmérésére használjuk.

Egy értelmes folyamat így néz ki:

1. Kérd meg a mesterséges intelligenciát, hogy vázolja fel a témát.

2. Azonosítsa a lényeges állításokat.

3. Fontos tények ellenőrzése megbízható belső vagy külső információk felhasználásával.

4. Kérd meg a mesterséges intelligenciát, hogy rendszerezze az ellenőrzött eredményeket.

5. Tekintse át a végeredményt a pontosság és az elfogultság szempontjából.

Azt is kérheted a mesterséges intelligenciától, hogy bizonytalanságot mutasson:

• A válasz mely részei lehetnek megbízhatatlanok?

• Milyen feltételezésekre alapozol?

• Milyen tényeket kellene ellenőriznem?

• Milyen információk módosítanák ezt az ajánlást?

• Mondd a legerősebb érvet ez ellen a következtetés ellen!.

Ezek a felszólítások nem teszik a mesterséges intelligenciát tévedhetetlenné, de óvatosabb gondolkodásra ösztönöznek.

9. Hogyan használjuk a mesterséges intelligenciát adatokhoz, jelentésekhez és táblázatokhoz

A mesterséges intelligencia megkönnyítheti a számok megértését, különösen azok számára, akik nem egész nap táblázatokban élnek.

Segíthet neked:

• Képletek magyarázata

• Táblázatszerkezetek javaslata

• Adatok kategorizálása

• Trendek összefoglalása

• Alakítsd át a számokat írott kommentárrá

• Azonosítsa a lehetséges rendellenességeket

• Diagramjavaslatok létrehozása

• Jelentéstervezet szakaszai

• Műszaki eredmények üzleti nyelvre fordítása

Például ahelyett, hogy ezt kérdeznéd:

„Mit jelentenek ezek az adatok?”

Megpróbál:

„Tekintse át ezt a havi értékesítési táblázatot. Határozza meg a három legnagyobb változást, javasoljon lehetséges magyarázatokat, és sorolja fel azokat a kérdéseket, amelyeket fel kell tennem a következtetések levonása előtt.”

Ez a zárómondat számít. Az adat ritkán magyarázza meg önmagát.

Az értékesítés visszaesését okozhatja az alacsonyabb kereslet, hiányzó rekordok, szezonális minták, árváltozások, késedelmes szerződés, vagy valaki véletlenül rossz oszlopba illesztette be az értékeket. A táblázatoknak megvan a tehetségük ahhoz, hogy apró katasztrófákat idézzenek elő, miközben tökéletesen nyugodtnak tűnnek.

Soha ne hagyd, hogy a mesterséges intelligencia nagy hatású pénzügyi, működési vagy személyzeti döntéseket hozzon pusztán egy beillesztett adathalmaz alapján.

Ellenőrzés:

• Az adatok teljesek-e

• Hogy a mértékegységek helyesek-e

• A kategóriák konzisztensek-e

• Hogy a hiányzó értékek számítanak-e

• Vajon a mesterséges intelligencia félreértette-e az üzleti kontextust?

• Vajon a korrelációt oksági viszonynak tekintik-e

A mesterséges intelligencia felgyorsíthatja az értelmezést. Az elszámoltathatóság továbbra is az embereké.

10. Bizalmas és érzékeny információk védelme 🔐

Mielőtt munkahelyi információkat adna meg bármilyen mesterséges intelligencia eszközbe, ismerje meg szervezete szabályait.

Ne feltételezzük, hogy minden MI-platform jogosult a bizalmas adatok kezelésére.

Az érzékeny információk a következők lehetnek:

• Ügyfélnyilvántartások

• Alkalmazotti információk

• Jelszavak vagy hozzáférési adatok

• Orvosi adatok

• Jogi dokumentumok

• Pénzügyi adatok

• Kiadatlan terméktervek

• Belső stratégia

• Saját kód

• Szerződési feltételek

• Személyazonosításra alkalmas információk

Amikor csak lehetséges, távolítsa el az azonosító adatokat.

A beírás helyett:

„Írj egy teljesítményértékelést Jordan Smithről a manchesteri operatív csapatban, aki elmulasztotta az Acme szerződésének határidejét.”

Használj valami ilyesmit:

„Írj teljesítményértékelést egy olyan operatív alkalmazottról, aki elmulasztott egy fontos ügyfélhatáridőt. A visszajelzés legyen tényszerű, konstruktív és a következő lépésekre összpontosítson.”

Az információk anonimizálása csökkenti a kockázatot, miközben továbbra is lehetővé teszi a mesterséges intelligencia számára, hogy segítsen a struktúra kialakításában.

Azt is ellenőrizze, hogy a szervezete biztosít-e jóváhagyott vállalati mesterséges intelligencia rendszert. Ezek az eszközök magukban foglalhatják a szigorúbb adatkezelést, a hozzáférés-kezelést és a belső szabályzatokat.

A kényelem nem jó ok arra, hogy olyan információkat hozzunk nyilvánosságra, amelyeknek bizalmasnak kellene maradniuk. Ez nem innováció. Ez csak annyi, mintha nyitva hagynánk az irodai irattartó szekrényt az esőben.

11. Ahol a mesterséges intelligenciának nem szabad meghoznia a végső döntést

A mesterséges intelligencia segíthet a döntéshozatalban, de egyes döntések emberi felelősséget igényelnek az elejétől a végéig.

Különösen óvatosnak kell lenni a következőkkel:

• Felvétel és elbocsátás

• Alkalmazotti fegyelem

• Orvosi döntések

• Jogi tanácsadás

• Hitel- vagy pénzügyi jóváhagyások

• Biztonságkritikus munka

• Megfelelőségi ítéletek

• Teljesítménypontozás

• Érzékeny ügyfélviták

• Diszkriminációval vagy méltányossággal kapcsolatos döntések

A mesterséges intelligencia segíthet a bizonyítékok összefoglalásában, a kérdések azonosításában vagy a forgatókönyvek összehasonlításában. Nem szabad megengedni, hogy minősített emberi felügyelet nélkül hozza meg a végső döntést.

Miért? Mert a mesterséges intelligencia nem érti a következményeket úgy, ahogy az emberek. Feldolgozhatja a mintákat, de nem hordoz felelősséget, empátiát, szakmai kötelességet vagy megélt kontextust.

Emellett reprodukálhatja a példákban, a korábbi adatokban vagy a prompt megfogalmazásában rejlő elfogultságot

Egy józan szabály a következő:

Minél nagyobb a hatás egy személy jogaira, megélhetésére, biztonságára vagy jövőjére, annál kevesebb kontrollal kell rendelkeznie a mesterséges intelligenciának.

Ez a szabály nem hivalkodó, de megállja a helyét.

12. Hogyan vezethetik be a vezetők a mesterséges intelligenciát pánik nélkül?

Amikor a vezetők rosszul vezetik be a mesterséges intelligenciát, az alkalmazottak gyakran egyetlen üzenetet hallanak:

„Találtunk egy gépet, ami helyettesítheti önt.”

Még ha nem is ez a szándék, a homályos kommunikáció szorongást kelt.

Jobb megközelítés a következő magyarázat:

• Miért vezetik be a mesterséges intelligenciát

• Milyen feladatokat támogathat

• Mely feladatok maradnak ember által irányítottak?

• Milyen adatokat adhatnak meg az alkalmazottak

• Milyen felülvizsgálat szükséges

• Hogyan kell jelenteni a hibákat

• Hogyan fogják mérni a sikert

• Milyen képzés lesz biztosítva

A vezetőknek a nagy ígéretek helyett a gyakorlati példákra kellene összpontosítaniuk .

Például:

„Mesterséges intelligenciát használunk a rutinszerű ügyfélválaszok első vázlatainak elkészítéséhez. Minden választ továbbra is egy ügyfélszolgálati munkatárs felülvizsgál.”

Ez világosabb, mint:

„A következő generációs intelligencián keresztül javítjuk az ügyfélélményt.”

A második mondat drágának hangzik, és szinte semmit sem jelent.

A csapatoknak is lehetőséget kell adni a kísérletezésre a biztonságos határokon belül. A munkát végző alkalmazottak gyakran felismerik a legjobb felhasználási eseteket, mivel pontosan tudják, mely folyamatok ismétlődőek, frusztrálóak, és melyeket egyetlen hősies táblázat tart össze.

13. Egyszerű keretrendszer a hét kezdéséhez

A mesterséges intelligencia használatának megkezdéséhez a dolgok túlbonyolítása nélkül válasszon egy alacsony kockázatú feladatot.

1. lépés: Keressen egy ismétlődő feladatot

Keress olyan munkát, amit hetente többször is el tudsz végezni.

Példák:

• Nyomon követési e-mailek írása

• Összefoglaló megbeszélések

• Jelentések formázása

• Napirendek létrehozása

• Tartalom átírása

• Jegyzetek rendszerezése

2. lépés: Határozzon meg egy értékes eredményt

Döntsd el, hogy mit jelent a siker.

Talán csökkenteni szeretné a szerkesztési időt, javítani a következetességet, csökkenteni a hibákat, vagy egyértelműbb teendőket szeretne létrehozni.

3. lépés: Újrafelhasználható prompt létrehozása

Írj egy promptot, amely tartalmazza a feladatot, a kontextust, a célközönséget, a formátumot és a korlátozásokat.

Mentse el egy könnyen hozzáférhető helyre.

4. lépés: Minden kimenet áttekintése

Ellenőrizd a tényeket, a hangnemet, a magánélet védelmét és a relevanciát.

Ne keverd össze a sebességet a minőséggel.

5. lépés: A prompt javítása

Figyeld meg, mit ront el a mesterséges intelligencia.

Adj egyértelműbb utasításokat. Adj példákat. Szüntesd meg a kétértelműségeket. Kérj más struktúrát.

6. lépés: Az eredmény mérése

Időt takarított meg? Javult a minőség? Többlet szerkesztési munkát okozott?

Néhány mesterséges intelligencia által vezérelt munkafolyamat lenyűgözőnek tűnik, de szinte semmit sem takarít meg. Mások csendben megszabadítanak a heti egy óra frusztrációtól.

Tartsd meg a második fajtát.

14. Gyakori hibák, amelyeket az emberek a munkahelyi mesterséges intelligenciával elkövetnek

A mesterséges intelligencia munkahelyi használatának megértése azt is jelenti, hogy tudjuk, mit ne tegyünk.

Homályos utasításokat ad

A gyenge bemenet generikus kimenetet hoz létre.

Adj hozzá kontextust, példákat, korlátokat és egyértelmű célt.

Az első válaszra hallgatva

Az első válasz egy tervezet, nem pedig kőbe vésett parancsolat.

Kérjen javításokat.

Másolás szerkesztés nélkül

A mesterséges intelligencia által generált szöveg talán kifinomultnak, de üresnek hangzik. Adj hozzá valós részleteket, távolítsd el az általános kifejezéseket, és tedd emberi hangzásúvá.

Bizalmas adatok megosztása

Ne illesszen be bizalmas információkat nem engedélyezett rendszerekbe.

MI használata mindenhez

Vannak feladatok, amiket gyorsabban el lehet végezni egyedül.

Nincs szükséged egy hat bekezdéses mesterséges intelligencia által generált promptra ahhoz, hogy leírd: „Köszönöm, ma átnézem ezt.”

A mesterséges intelligencia használatának elrejtése, amikor a nyilvánosságra hozatal számít

Egyes szervezetek, ügyfelek vagy iparágak átláthatóságot követelnek meg. Kövesse a vonatkozó irányelveket.

A mesterséges intelligencia kimenetének objektívként való kezelése

A mesterséges intelligencia mintákat és feltételezéseket tükröz. Nem automatikusan semleges.

Hibás folyamat automatizálása

Egy rossz folyamat felgyorsítása nem teszi azt jóvá. Csak lenyűgöző sebességgel generálja a hibákat 💨

Javítsa ki a munkafolyamatot az automatizálás előtt.

15. Tartós mesterséges intelligencia szokás kialakítása

A munkahelyi mesterséges intelligenciával való ismerkedés legjobb módja, ha rendszeresen használjuk kisebb, konkrét feladatokhoz.

Kezdj egy vagy két ismétlődő tevékenységgel.

Például:

• Minden hétfőn használd a mesterséges intelligenciát a prioritásaid rendszerezéséhez.

• A megbeszélések után a jegyzeteket teendőkké alakítsd.

• Mielőtt hosszú e-mailt küldenél, kérd meg a mesterséges intelligenciát, hogy rövidítse le.

• Döntéshozatal előtt kérj előfeltevéseket és ellenérveket.

• Egy projekt végén használd a mesterséges intelligenciát a tanulságok strukturálására.

Tarts fenn egy kis promptkönyvtárat az ismétlődő feladatokhoz. Idővel kialakul majd benned egy érzék, hogy mely promptok működnek, mely feladatok alkalmasak, és hol a legfontosabb az emberi ítélőképesség.

Azt is megtanulod, mikor ne használj mesterséges intelligenciát.

Ez is a mesterséges intelligencia műveltségének része.

A cél nem a mesterséges intelligencia maximális kihasználása. A cél a jobb munka.

Gyakorlati záró gondolat

A mesterséges intelligencia munkahelyi használatának elsajátítása nagyrészt arról szól, hogyan kell világosan delegálni.

A mesterséges intelligencia értékes a szövegezéshez, összefoglaláshoz, adaptáláshoz, rendszerezéshez, magyarázathoz és feltáráshoz. Csökkentheti az ismétlődő erőfeszítéseket, és segíthet sokkal gyorsabban eljutni egy üres oldalról egy működőképes első verzióhoz.

De ehhez határok kellenek.

Védje a bizalmas információkat. Ellenőrizze a fontos állításokat. Tekintse át az érzékeny kommunikációt. Tartsa felelősséggel az embereket a nagy hatással járó döntésekért. És kérem, álljon ellen a kísértésnek, hogy automatizáljon egy olyan folyamatot, amelyet senki sem ért.

Kezd kicsiben. Válassz egy bosszantó, ismétlődő feladatot. Adj egyértelmű utasításokat a mesterséges intelligenciának, tekintsd át az eredményt, és finomítsd a folyamatot.

Ha jól használják, a mesterséges intelligencia nem teszi kevésbé emberivé a munkát. Több teret ad a munka azon részeinek, amelyek elsősorban embert igényelnek – az ítélőképességnek, a bizalomnak, a figyelmességnek, az empátiának és annak a képességnek, hogy észrevegyük, ha egy megbeszélés teljesen kisiklott. 

Gyakorlati példa: Megbeszélésjegyzetek megbízható cselekvési pontokká alakítása

Forgatókönyv

Maya egy növekvő szoftvercégnél kezeli az ügyfelek beilleszkedését. Hetente három projektértekezleten vesz részt, jegyzeteket készít, miközben az emberek beszélnek, és ezeket a jegyzeteket később nyomon követő e-mailekké alakítja.

A feladat ismétlődő, de némi kockázattal jár. Egy javasolt határidő könnyen összetéveszthető egy elfogadottal, míg egy általános javaslat véletlenül valakinek a felelősségi körébe kerülhet. A cél tehát nem az, hogy a mesterséges intelligencia döntse el, mi történt. A cél az, hogy a mesterséges intelligencia rendszerezze a jegyzeteket, miközben a Maya minden döntést, tulajdonost és dátumot ellenőriz, mielőtt megosztaná az összefoglalót.

Amire szüksége van az asszisztensnek

Maya a következőket biztosítja:

• Anonimizált megbeszélési jegyzetei vagy jóváhagyott átirata

• A találkozó célja

• A résztvevők listája és szerepköreik

• A szükséges kimeneti formátum

• Egy szabály, amely kimondja, hogy a hiányzó tulajdonosokat vagy határidőket címkével kell ellátni, nem pedig kitalálni

• Világos különbségtétel a megerősített döntések, a javasolt ötletek és a megoldatlan kérdések között

• A cége által jóváhagyott módszer a bizalmas információk kezelésére

Mielőtt bármit feltöltene, eltávolítja az ügyfelek nevét, személyes adatait, hozzáférési adatait és az üzleti szempontból érzékeny információkat, kivéve, ha a mesterséges intelligencia rendszer kifejezetten engedélyezett az adott adatok kezelésére.

Példa utasítás

„Alakítsa át az alábbi megbeszélésjegyzeteket egy tömör összefoglalóvá.”.

A válaszokat a következő címszavak alá kell rendezni:

1. Megerősített döntések

2. Műveletelemek

3. Javasolt ötletek

4. Megoldatlan kérdések

5. Kockázatok vagy függőségek

Minden teendőhöz tüntesse fel a feladatot, a tulajdonost és a határidőt. Ha a tulajdonosról vagy a határidőről nem született kifejezett megállapodás, írja a „Nincs megerősítve” jelzést. Ne feltételezzen kötelezettségvállalásokat, és ne találjon ki részleteket.

Az összefoglaló terjedelme ne haladja meg a 350 szót. Használjon világos, semleges nyelvet, amely minden résztvevő számára megfelelő.

Mielőtt befejeznéd, sorold fel a kétértelmű vagy ellenőrizendő állításokat

Jó kontra rossz kibocsátás

Egy gyenge akcióelem például a következőt mondhatná:

„Sam péntekig frissíti a bevezető útmutatót.”

Ez világosan hangzik, de nem biztonságos, ha a jegyzetek csak azt jelzik, hogy Sam esetleg átnézi az útmutatót, és nem állapodtak meg határidőben.

Egy jobb változat így szólna:

„Tekintse át a bevezetési útmutatót - javasolt tulajdonos: Sam; határidő: nincs megerősítve.”

A második változat a bizonytalanságot őrzi meg ahelyett, hogy csendben elköteleződésbe fordítaná a vitát.

Hogyan teszteljük

Maya hat korábbi megbeszélésből készít egy kis teszthalmazt, amelyeknek az eredményeit már ismeri.

Ellenőrzi, hogy az asszisztens:

• Különválasztja a döntéseket a javaslatoktól

• Neveket, dátumokat és határidőket pontosan másolja

• Hiányzó információt megerősítetlenként jelöl meg

• Kerüli az olyan feladatok kiosztását, amelyekről soha nem született megállapodás

• Fontos, megválaszolatlan kérdéseket tartalmaz

• Összefoglalót készít, amelyet egy másik résztvevő is megért

• Kihagyja a bemenetből eltávolított bizalmas adatokat

Emellett szándékosan élesebb eseteket is hozzátesz:

• Egy résztvevő viccelődik egy feladat elvégzéséről

• Két ember a tulajdonjogról tárgyal anélkül, hogy megegyezésre jutna

• Valaki két lehetséges határidőt említ

• Az átirat rossz beszélőhöz rendel egy megjegyzést

• A döntést később megváltoztatják a megbeszélésen

• Megállapodtak egy feladatban, de a tulajdonost nem nevezték meg

A munkafolyamat csak akkor sikeres, ha a Maya minden döntést és műveletet vissza tud követni az eredeti jegyzetekig.

Eredmény

Szemléltető eredmény: Maya két héten keresztül hat megbeszélés-összefoglalón teszteli a folyamatot.

A manuális folyamata korábban átlagosan 18 percet vett igénybe megbeszélésekenként. A mesterséges intelligencia segítségével az első vázlat elkészítése körülbelül 2 percet vesz igénybe, majd az ellenőrzés és szerkesztés átlagosan 7 percet vesz igénybe. Ez a teljes kezelési időt megbeszélésekenként 18 percről 9 percre csökkenti.

Hat találkozón keresztül a megtakarítás példája a következő:

• Előző összesen: 6 × 18 perc = 108 perc

• Mesterséges intelligencia által támogatott összesen, beleértve az áttekintést is: 6 × 9 perc = 54 perc

• Szemléltetőleg megtakarított idő: 54 perc

A hat összefoglalóból öt egy ellenőrzés után megfelel az elfogadási ellenőrzőlistának. A fennmaradó összefoglaló második ellenőrzést igényel, mivel az átirat két beszélőt összekevert.

Ezek az adatok egy példaként szolgáló becslést jelentenek, amely a megadott tesztbeállításon alapul, nem pedig a vállalat által közzétett eredményeket. A minta kicsi, a megbeszélések összetettsége eltérő lehet, és a számítás tartalmazza az áttekintési időt, de nem tartalmazza az átiratok megtisztításához vagy anonimizálásához szükséges időt.

Mi romolhat el

Az asszisztens a következőket teheti:

• Tulajdonos kitalálása egy nem hozzárendelt feladathoz

• A javasolt dátumot megerősített határidőként kezelje

• Kihagyni egy közvetetten megfogalmazott döntést

• Rossz személynek tulajdonít egy megjegyzést

• Készítsen egy kifinomult összefoglalót, amely elrejti a bizonytalanságot

• Őrizze meg a jegyzetekben található bizalmas információkat

• Kövesse az elavult utasításokat, ha a megbeszélés sablonja megváltozik

A legsúlyosabb hiba az lenne, ha ellenőrzés nélkül küldenénk el az összefoglalót. A gördülékeny fogalmazás nem bizonyítja a feljegyzés pontosságát.

A Maya ezért minden teendőt összehasonlít a forrásjegyzetekkel, megerősíti a nem egyértelmű kötelezettségvállalásokat az illetékes személlyel, és az eredeti jegyzeteket elérhetővé teszi referenciaként. Az érzékeny vagy vitatott ügyeket manuálisan kezeli, ahelyett, hogy az asszisztensre bízná.

Gyakorlati elvitel

A mesterséges intelligencia azért értékes itt, mert a meglévő információkat áttekinthetőbb struktúrává alakítja. Nem helyettesíti azt a személyt, aki a döntések megerősítéséért felelős.

A biztonságos munkafolyamat egyszerű: adjon meg egyértelmű szabályokat, távolítsa el az érzékeny információkat, írja elő a mesterséges intelligencia számára a bizonytalanság kimutatását, tesztelje ismert példákkal, és minden állítólagos időmegtakarításnál vegyen igénybe emberi felülvizsgálatot.

GYIK

Hogyan kezdhetik el biztonságosan használni a mesterséges intelligenciát a munkahelyükön a kezdők?

Kezdj egyetlen ismétlődő, alacsony kockázatú feladattal, például nyomon követő e-mailek írásával, összefoglaló jegyzetek készítésével, napirendek létrehozásával vagy meglévő tartalom átszervezésével. Adj egyértelmű utasításokat a mesterséges intelligenciának, majd ellenőrizd az eredményt a pontosság, a hangnem, az adatvédelem és a relevancia szempontjából. Kerüld a bizalmas információk megadását, kivéve, ha a szervezeted jóváhagyta az eszközt az adott adatok kezelésére.

Melyek a legjobb feladatok automatizálására a munkahelyi mesterséges intelligenciával?

A mesterséges intelligencia jól teljesít az első vázlatok elkészítésében, a meglévő információk átdolgozásában és az alapvető elemzések rendszerezésében. Megfelelő feladatok közé tartozik a dokumentumok átírása, a megbeszéléseken szereplő műveletek kinyerése, a visszajelzések csoportosítása, a táblázatok trendjeinek magyarázata és az ellenőrzőlisták létrehozása. Kevésbé alkalmas nagy hatású döntésekhez, amelyek a foglalkoztatást, a jogi ügyeket, a biztonságot, a pénzügyeket, az egészségügyet vagy a méltányosságot érintik.

Hogyan írjak egy jó AI-alapú promptot a munkához?

Egy hatékony munkahelyi prompt elmagyarázza a feladatot, a kontextust, a célközönséget, a kívánt formátumot és a szükséges részleteket. Általános segítségkérés helyett írd le a kívánt konkrét eredményt és az esetleges korlátokat, például a szószámot vagy a hangnemet. A választ tovább finomíthatod, ha megkéred a mesterséges intelligenciát, hogy távolítsa el az ismétléseket, azonosítsa a feltételezéseket, vagy jelölje meg az ellenőrzésre szoruló információkat.

Hogyan használhatom a mesterséges intelligenciát e-mailekhez anélkül, hogy robotikusnak tűnne?

Add meg az eredeti üzenetet, annak célját, a címzettel való kapcsolatodat és a kívánt hangnemet. Kérd meg a mesterséges intelligenciát, hogy az e-mailt tömörré, barátságossá, határozottá vagy egy adott közönség számára megfelelővé tegye. Elküldés előtt adj meg konkrét részleteket, távolítsd el az általános megfogalmazásokat, és ellenőrizd, hogy minden mondat természetesen hangzik-e a neved alatt.

Hogyan kell áttekinteni a mesterséges intelligencia által generált megbeszélésjegyzeteket?

Hasonlítson össze minden döntést, intézkedést, tulajdonost és határidőt az eredeti jegyzetekkel vagy egy jóváhagyott átirattal. Kötelezze meg a mesterséges intelligenciát, hogy különválassza a megerősített döntéseket a javasolt ötletektől és a megoldatlan kérdésektől. A hiányzó információkat „Nincs megerősítve” címkével kell ellátni, ahelyett, hogy találgatnák, különösen akkor, ha a felszólalók a lehetséges tulajdonosokról vagy dátumokról tárgyaltak anélkül, hogy megállapodásra jutottak volna.

A mesterséges intelligencia pontosan tudja elemezni a táblázatokat és az üzleti adatokat?

A mesterséges intelligencia képes képleteket magyarázni, trendeket összefoglalni, lehetséges anomáliákat azonosítani, és a számadatokat írásos kommentárokká alakítani. Értelmezése azonban tiszta adatoktól és megfelelő üzleti kontextustól függ. A kimenet pénzügyi, működési vagy személyzeti döntésekhez való felhasználása előtt ellenőrizze a mértékegységeket, a hiányzó értékeket, a kategóriák konzisztenciáját, és hogy léteznek-e alternatív magyarázatok.

Milyen munkahelyi információkat nem szabad soha bevinni a mesterséges intelligenciába?

Kerülje a jelszavak, hozzáférési adatok, ügyfélnyilvántartások, alkalmazotti adatok, orvosi információk, jogi dokumentumok, zárt kódok, kiadatlan tervek vagy érzékeny pénzügyi adatok nem jóváhagyott rendszerekbe való bevitelét. Ahol csak lehetséges, távolítson el neveket és azonosító adatokat. Szervezete adatvédelmi szabályzatának és jóváhagyott vállalati eszközeinek kell meghatározniuk, hogy mely információk dolgozhatók fel biztonságosan.

Hogyan vezethetik be a vezetők a mesterséges intelligenciát a munkahelyükön anélkül, hogy aggodalmat keltenének az alkalmazottakban?

A vezetőknek el kell magyarázniuk, hogy miért vezetik be a mesterséges intelligenciát, milyen feladatokat fog támogatni, mi marad embervezérelt, és hogyan kell felülvizsgálni a kimeneteket. Meg kell határozniuk az elfogadott adatkezelési gyakorlatokat, a képzést, a jelentéstételi eljárásokat és a siker mértékét is. A konkrét példák általában nagyobb bizalmat építenek, mint a transzformációval vagy intelligens munkafolyamatokkal kapcsolatos homályos ígéretek.

Melyek a leggyakoribb hibák a mesterséges intelligencia munkahelyi használata során?

Gyakori hibák közé tartozik a homályos utasítások adása, az első válaszra való bizalom, a tartalom szerkesztés nélküli másolása és a bizalmas információk megosztása. Az emberek automatizálhatják a hibás folyamatokat, vagy objektívként kezelhetik a mesterséges intelligencia által kibocsátott eredményt. Jobb megközelítés a fontos állítások ellenőrzése, a gyenge vázlatok átdolgozása, az ismételhető munkafolyamatok tesztelése és az emberi felelősség egyértelművé tétele.

Hogyan mérhetem, hogy egy AI-munkafolyamat időt takarít-e meg?

Mérje meg a teljes folyamatot, beleértve a bemeneti adatok előkészítését, az információk anonimizálását, a kimenet ellenőrzését és a korrekciók elvégzését. Hasonlítsa össze ezt az összeget a korábbi munkafolyamat idejével és minőségével. Egy hatékony MI-folyamatnak csökkentenie kell az erőfeszítést vagy javítania kell a következetességet anélkül, hogy elfogadhatatlan adatvédelmi, pontossági vagy elszámoltathatósági kockázatokat teremtene.

Referenciák

1. Egyesült Királyság kormánya - Mesterséges Intelligencia Kézikönyv az Egyesült Királyság kormánya számára - gov.uk

2. Nemzeti Szabványügyi és Technológiai Intézet - Mesterséges Intelligencia Kockázatkezelési Keretrendszer: Generatív Mesterséges Intelligencia - nist.gov

3. Információs Biztos Hivatala - MI, adatvédelem és a közszféra: MI-politikák - ico.org.uk

4. Nemzeti Gazdaságkutató Iroda - nber.org

5. Az Egyesült Államok Esélyegyenlőségi Bizottsága (EEOC) - Mi az EEOC szerepe a mesterséges intelligenciában? - eeoc.gov

6. Kormányzati Kommunikációs Szolgálat - GCS Generatív MI Szabályzat - communications.gov.uk

7. OpenAI - Gyakorlati útmutató a mesterséges intelligenciával való építkezéshez - openai.com

Találd meg a legújabb mesterséges intelligenciát a hivatalos AI Assistant áruházban

Rólunk